Word - Текстообработка. Мега урок. Теория PDF Печат
Автор Administrator   
03 October 2008
 Microsoft Word 2003 Въведение в продуктаС помощта на Word можете да създавате основни документи от всякакъв тип-писма, факсове, доклади, договори, резюмета, ръководства, дисертации и книги. Word е мощна текстообработваща програма. С нея можете да изработвате комплексни или специализирани документи, които обикновено се създават с помощта на по-специализирани софтуерни приложения. В Word са заложени възможности за Web публикуване и това ви позволява лесно да създавате активни и динамични Web страници. Можете  да използвате програмата за изработване на брошури, бюлетини и други документи. Възможностите на Word за чертане и оформление го правят изключително полезен инструмент за създаването на такива типове документи.Специализираните пакети за издателска дейност извършват отлична работа по изготвянето на издания, готови за печат, с прецизно оформление, препратки, индекси, съдържания. Word е идеален за първоначално организиране, писане, редактиране и коректура на изданието. Освен това в Word можете да свършите доста работа по подготовката на окончателното, готово за печат издание. Таблиците в Word могат да се използват за съхраняване и визуализиране на умерени количества числови и текстови данни. Word осигурява дори математически възможности за работа с числови данни в таблици, както и инструменти на бази данни за работа с полета от данни и записи в таблици.

 

Нови възможности в Word 2003

Изглед оформление за четене (Read) Скрива излишните ленти с инструменти.

Показва картата на документа или новия прозорец с миниатюри, за да можете бързо да преминавате на определени раздели от документа. Автоматично мащабира съдържанието на документа на страници, които удобно се побират на екрана и лесно се преглеждат. Позволява ви да осветявате части от документа и да добавяте коментари или да правите промени. Защита на документ (Protect Document) В Microsoft Office Word 2003, защитата на документите може фино да се настрои, за да се контролират форматирането или съдържанието на документ, или и двете. Например, можете да укажете да са налични само определени стилове, които да не могат да се модифицират. Когато защитавате един документ от промени, няма нужда да прилагате едно и също ограничение за всеки и за целия документ. Можете избирателно да разрешите на определени лица да редактират дадени части от документа. Когато ограничавате форматирането на даден документ, вие не давате възможност на други потребители да прилагат стилове, които не правите изрично налични. Вие също така не давате възможност на потребителите да приложат форматиране директно на текста, като номерирани списъци или списъци с водещи символи или характеристика на шрифта. Когато форматирането е ограничено, командите и клавишните комбинации за директно прилагане на форматиране не са налични. Когато защитавате документ като само за четене или коментари, можете да укажете някои части от документа да не са защитени. Можете също да разрешите на някои лица да променят неограничените части на документа. Управление на правата за достъп до информация" (IRM) Технологията за управление на контрола на достъп до документи и информация (IRM) е нова характеристика, включена в Office 2003, с която могат да се защитават важни документи и електронни съобщения от неоторизиран достъп и разпространение. Преглеждане и сравняване на документи Понякога преглеждането на промените на няколко потребителя в един документ може да изисква твърде много усилия, но вече можете да използвате нов начин за сравнение на документи – да ги сравнявате един до друг. Сравнението на документи един до друг с помощта на Сравни един до друг (Compare Side be Side ) в меню Window ви позволява да определите разликите между два документа без да се налага да обединявате промените на всички промени в един документ. Можете да превъртате през двата документа едновременно, за да установите разликите между тях.

Работа в средата на MS Word

Действията, извършвани в Word се избират от менюта и ленти с инструменти. Менюто показва списък от команди. До някои от тези команди има такива изображения, които позволяват бързо да свързвате изображението с командата. Повечето менюта са разположени върху лентата с менюта, която е лентата с инструменти, разположена най-отгоре на екрана. Лентите с инструменти могат да съдържат бутони, менюта или комбинация от тях.

 Фиг.1 Лента с менюта (Menu Bar) Лента със стандартни инструменти - Standard

Тези инструменти служат съответно за отваряне на нов документ, отваряне на съществуващ документ, записване във файл, задаване на достъп до информацията, изпращане на e-mail, принтиране, преглед на печатния вид,  проверка за правопис, изследване на думи и изрази, преместване, копиране, копиране на формат и т.н.

Фиг.2 Лента с инструменти Standard Лента с инструменти Formatting Най – често използваните инструменти за форматиране са събрани в лентата Formatting. Тя Ви дава възможност за по-бързо и по-удобно осъществяване на промени по даден текст. В тази лента можете да добавяте и премахвате бутони, стандартно има полета за избор на шрифта и големината му; бутони за удебелен, подчертан или наклонен шрифт; за подравняване на текста, номериране, определяне на междуредовото разстояние и отстъпа, както и за определяне на цвета на фона и шрифта.

Фиг.3 Лента с инструменти Formatting

По подразбиране лентите с инструменти Standard и Formatting се появяват фиксирани в един ред, като се показват най-често използваните бутони.  За да се покажат всички бутони и на двете ленти, посочете стрелката в крайната дясна част на лентата и щракнете върху Show Buttons on Two Rows и ги покажете в отделни редове.

 Фиг.4 Показване на лентите с инструменти  на два реда. За да използвате друга лента с инструменти изберете менюто Viеw и посочете Toolbars, след което избирате желаната от вас лента с инструменти. Прозорец на задачите (Task Pane) Прозорците на задачите (Task Pane ) в Microsoft Office 2003 ви помагат в работата ви, като ви предлагат инструментите, от които имате нужда, непосредствено до екрана, в който работите.

Прозорците на задачите се отварят автоматично, когато извършвате определени задачи, например когато стартирате нов документ, търсите помощна информация или вмъквате графична колекция. Има и случаи, когато искате сами да отворите някой прозорец на задачите.

В менюто Viеw щракнете върху Task Pane или можете да използвате клавишната   комбинация Ctrl+F1
Фиг.5 Прозорец на задачите TaskPane Опци. Програмата MS Word е възможно да бъде персонализирана, т.е да бъде приведена  в удобен за Вас работен вид.Промени в изгледа на документ можете да направите, като изберете менюто Tools, Options, страницата View. Сред многото настройки, които бихте могли да направите от там са: да има или не хоризонтален и вертикален плъзгач на страницата; дали да се виждат умни етикетчета и анимиран текст, прозореца с лентата на задачите, показалци, екранни пояснения, лентата на състоянието; дали полетата да се оцветяват винаги, никога или само при избор; можете също да зададете кои знаци за форматиране да са видими – за табулация, за край на абзац, интервал, незадължителни тирета и скрит текст (ако тази опция е отметната, MS Word автоматично ще покаже дали в документа има скрит текст и ако има-къде); можете също да зададете някои настройки за оформления Печат и Web – например граници на текста, празни редове между страниците, вертикална линийка и др;

Когато поставите показалеца на мишката върху някои елементи в Microsoft Word, като например коментари, отбелязани поправки, хипервръзки или бутони от лента с инструменти, можете да видите информация за тях в екранни пояснения. Те могат да бъдат оставени или премахнати. За да направите това,  в менюто Tools изберете Options и след това изберете раздела View.   Под Show поставете или премахнете отметка в квадратчето Screen Tips
Фиг.6 Опции за изглед (View)
Разглеждане на документ с помощта на картата на документа (Document Map) Карта на документа е вертикален  прозорец до левия ръб на прозореца на документа, който показва структура на заглавията на документа. Можете да използвате картата на документа, за да се придвижвате бързо и да имате представа за вашето местоположение в него.    За да се покажат в карта в документа,  заглавията в  трябва да бъдат форматирани с вградени заглавни стилове  В менюто View щракнете върху Document Map. Щракнете върху заглавие в картата на документа, до което искате да отидете. Точката на вмъкване в документа ще се премести до избраното заглавие. Когато вече не искате да показвате картата на документа, щракнете върху Document Map в менюто View, за да затворите екрана.

     Работа с текст Добавяне на текст

          Щраквате с мишката на съответното място и въвеждате текста. Възможно е и добавянето на текст чрез копиране и преместване. Ако искате да копирате даден текст, първо маркирате текста, щраквате с десния бутон на мишката и от падащото меню избирате Copy (командата Copy може да се избере още от менюто Edit, както и от лентата с инструменти) или натискате Ctrl+C. След това поставяте курсора на мястото, където желаете да поставите текста, щраквате с десния бутон на мишката и от падащото меню избирате Paste (тази команда можете да изберете и от лентата с инструменти или от менюто Edit) или натискате Ctrl+V. Аналогично се извършва и преместването на текст, като вместо Copy избирате Cut. Текстово поле (Тext Box) Текстовото поле е контейнер за текст и графика, който може да се преоразмерява и премества. Използвайте текстови полета, за да поставите няколко блока от текст на страница или да зададете на текста различна посока от останалия текст в документа От менюто Insert изберете Тext Box щракнете или плъзнете с мишката във вашия документ там, където желаете да вмъкнете текстовото поле Селектиране на текст
         Може да избирате (маркирате) текст и графика с помощта на мишката или на клавиатурата, включително и елементи, които не са съседни един на друг. Може например да изберете абзац на първа страница и изречение на трета страница. Това става, като докато селектирате текста чрез приплъзване на курсора на мишката, задържате натиснат клавиша Ctrl. За избор на дума е необходимо да кликнете два пъти върху нея, за да селектирате абзац-три кликвания в произволно място в абзаца, а за ред премествате курсора на мишката в ляво на реда (докато изображението на курсора се превърне в стрелка) и кликвате там. Селектиране на текста в целия документ може да направите като от менюто Edit щракнете върху Select All или просто натиснете Ctrl+A.
         Възможно е при селектиране на текст да се срещнете с различни проблеми. Например, когато щракнете с мишката или натиснете клавиш, MS Word да избира текст автоматично. Това значи, че може би сте включили режима разширен избор, който ви позволява да изберете текст, като щракнете с мишката или натиснете навигационните клавиши. Когато този режим е активен, върху лентата на състоянието се появяват буквите EXT. За да откажете режима разширен избор, натиснете клавиш Esc и след това щракнете някъде в документа. Може да попаднете в ситуация, в която избирате текст в абзац и автоматично се избира края на абзаца. По подразбиране, краят на абзаца се избира, когато изберете целия текст в абзаца. Тази настройка осигурява форматирането на абзаца да бъде копирано с текста. Подравняване на текст Подравняване на текст отляво или отдясно. Изберете текста, който искате да подравните
От лентата с инструменти Formatting щракнете върху Подравни от ляво Изображение на бутон или Подравни от дясноИзображение на бутон.
Центриране на текст. Изберете текста, който искате да центрирате.
От лентата с инструменти Formatting е изберете Центрирано Изображение на бутон.
Двустранно подравняване на текст Изберете текста, който искате да подравните
От лентата с инструменти  Форматиране изберете Двустранно Изображение на бутон.

Фиг.6 Подравняване на текст. Отменяне и повтаряне на действие  (Undo /Redo) От лентата с инструменти Standard щракнете върху стрелката Undo Microsoft Word показва списък с най-скорошните действия, които можете да отмените.Изберете действието, което искате да отмените. Ако не го виждате, преминете надолу по списъка.Когато отменяте действие, отменяте също и всички действия, които се намират над него в списъка. Ако искате да отмените само последното действие, просто натискате бутона Undo или Ctrl+Z. За да повторите последното въвеждане, в  менюто Edit щракнете Repeat  или Ctrl+Y .

Фиг.7  Отменяне и повтаряне на действие. Търсене и заместване на текст (Find / Replace)

MS Word предлага начин за бързо търсене на всяка поява на определена дума или фраза.   

За да извършите търсене следвайте описаните стъпки: В менюто Edit  щракнете Find.                       В полето Find what въведете текста, който искате да търсите. Изберете всички други желани опции.

За да изберете всички екземпляри на определена дума или фраза едновременно, поставете отметка в квадратчето осветявай всички елементи, намерени в (Highlight all items found in) и след това изберете коя част от документа искате да претърсите, като щракнете върху списъка Highlight all items found in. Изберете More или Find All 

Фиг.8 Търсене на текст (Find) За да прекратите провеждано търсене, натиснете Esc.

Аналогично можете и да заменяте текст , използвайки Word: В менюто Edit щракнете върху Replace.

В полето Find what въведете текста, който искате да промените. В полето Replace with  с въведете текста за заместване. Изберете всички други желани опции. Щракнете Намери следващ (Find Next), Замести (Replace), или Замести всички (Replace All).

 

Фиг.9 Търсене и заместване (Find and Replace)
Правопис и граматика (Spelling and Grammar) Както за изгледа на документ, можете сами да изберете и опциите за граматика и стил, които се задават в меню Tools, команда Options, раздел Spelling and Grammar. В този раздел задавате дали Word да проверява текста за правопис още при въвеждането, дали да се показват правописните грешки. Ако желаете, можете да укажете на програмата да предлага варианти за корекция на грешките.

В случай че използвате думи само с главни букви, думи с цифри или Интернет адреси, имате възможност да зададете на програмата да игнорира грешки с подобно естество. Ако задавате опции за текст на език, различен от този, на който е езиковата версия на Word, опциите в диалоговия прозорец може да са различни. Ако например въвеждате текст на испански език в документ на английски език, опциите за граматика и стил за испански език ще са различни от тези за английски език. Езиковите правила, според които Word да проверява текста, избирате Инструменти, Език, Избор на език. Microsoft Word предоставя "естествен език" за проверка не само на правопис, а и на граматика, Фиг.10 Правопис и граматика (Spelling and Grammar)

който отбелязва с флагове възможните проблеми, като извършва обстоен анализ на текста.     

Ако проверката на граматиката не отбелязва с флаг някои от проблемите, то е защото нейната цел е да фокусира само най-типичните или най-често срещаните от тях. Може да е също и защото проверката на граматиката не може да определи правилната езикова структура на определени изречения. В допълнение, за някои езици проверката на граматиката не проверява области от документа, които могат да съдържат фрагменти на изречение: колонтитули , коментари или текст, който е включен в кавички. Проверка на правописа и граматиката По подразбиране Microsoft Word автоматично проверява правописа и граматиката по време на въвеждането, като чрез червена вълнообразна линия маркира възможни правописни грешки, а чрез зелена вълнообразна линия – възможни граматични грешки. Автоматична проверка на правописа и граматиката по време на въвеждането

Уверете се, че автоматичната проверка на правописа и граматиката са включени. В менюто Tools изберете Options и след това изберете раздела Spelling and GrammarОтметнете квадратчетата проверявай правописа при въвеждане (Check grammar as you tape ) и проверявай граматиката при въвеждане (Check grammar with spelling).

    Форматиране

Форматирането на документ в Word включва форматиране на отделни знакове, на отделни параграфи, секции от документи (секция е част от документа, която създавате специално за прилагане на уникално форматиране към тази част от документа) или форматиране на целия документ. Форматиране обикновено се прилага за един или няколко знака в самия параграф, за да ги подчертаете или модифицирате по някакъв начин. Форматирането, което прилагате директно към знаковете, се прилага независимо от форматите, зададени от стила на параграфа или някой знаков стил, приложен към целия документ. Задаване на промени в шрифта (Font) От менюто Format изберете Font От там избирате вида на шрифта (като щракнете върху съответното име в полето Шрифт), неговия стил-удебелен, наклонен, подчертан, големина, цвят, както и някои специални ефекти – сянка, релефност и др. От другите две страници на същата опция имате възможност да зададете между буквеното разстояние и други ефекти например: Мигащ фон, Искрящ текст и др.

Фиг.12  Font.

Променяне на разредката между знаци Изберете текста, който искате да промените.

От менюто Format изберете Font и след това изберете раздела Character Spacing.Направете едно от следните неща: Щракнете върху разреден или сгъстен(Expanded/Condensed) в полето Разредка и след това задайте желаното разстояние в полето By. Абзац  (Paragraph) Интервали между редове или абзаци По подразбиране редовете са с единична разредка, което означава, че разредката се нагажда към най-едрия шрифт  в този ред плюс малък допълнителен интервал. Разредката между абзаците определя големината на интервала над или под абзац. Ако един ред съдържа знак, графика или формула с голям размер, Microsoft Word увеличава разредката за този ред. За да разположите равномерно всички редове, използвайте точна разредка и задавайте величина на интервала, достатъчно голяма за най-големия знак или графика в реда. Ако някои елементи се отрязват, увеличете величината на разредката.

От менюто Format изберете Paragraph

В Paragraph задавате междуредовото разстояние, както и отклонението на редовете (ляво, дясно или центрирано) спрямо края на страницата. Така например можете да зададете колко пункта по-навътре да бъде първия ред от всеки абзац. Типове редова разредка

Единична  Приспособява се към най-едрия шрифт  в този ред, плюс малък допълнителен интервал. Допълнителният интервал зависи от използвания шрифт. Фиг.13  Paragraph. 1,5 реда Един и половина пъти големината на единичната разредка. Двойна Два пъти големината на единичната разредка. Минималната редова разредка, необходима за най-едрия шрифт или графика в реда. ТочноФиксирана редова разредка, която Microsoft Word не настройва.Кратна Редова разредка, която се увеличава или намалява със зададен от вас процент. Например задаването на редова разредка от 1,2 ще увеличи интервала с 20 процента. Задаване на промени в шрифтовия стил, чрез лентата с инструменти Formatting.

 Фиг.14 Задаване на промени в шрифтовия стил Прилагане на формат в получерно (Bold) Изберете текста, който искате да променитеОт лентата с инструменти Formatting изберете Bold  Изображение на бутон.
Прилагане на формат  с курсив       

Изберете текста, който искате да промените.От лентата с инструменти Formatting изберете Italic  Изображение на бутон.Показване или скриване на знаците за Форматиране

    

Фиг.15 Знаци за форматиране Щракнете върху Show/Hide  ¶   Изображение на бутон от лентата с инструменти Standard.  Можете да скривате и показвате знаците за Formatting и като изберете Options  от менюто Tools и след това раздела View. Под Formatting marks  поставете или изчистете отметките в квадратчетата Скриване на текст Тъй като материали, форматирани като скрит текст, лесно може да бъдат направени видими, не е сигурна употребата на скрит текст, за да запазите важната информация поверителна. Ако все пак решите да го направите:  Изберете текста, който искате да скриете. От менюто Format изберете Font.Поставете отметка в квадратчето скрито (Hidden). За да откриете скрития текст, изберете покажи/скрий Изображение на бутон от лентата с инструменти Standard  След като вече е открито местоположението му, скрития текст лесно може да бъде направен видим по същия начин, както се и скрива. Мащабиране   (Zoom) По време на работа с Word може да Ви се наложи за удобство да промените размерната единица на работния лист. Това става от опцията мащабиране в лентата с инструменти Standard. Може да използвате  менюто View и да изберете Zoom

Фиг.16  Мащабиране
Включване или изключване на автоматичното форматиране

    

В менюто Tools изберете AutoCorrectOptions и след това раздела Auto Format As YouType

Изберете или изчистете желаните опции.

Можете да отмените форматирането или да включите или изключите опциите, като изберете опция от бутона AutoCorrectOptions Изображение на бутон. В зависимост от случая, може да се появи целият бутон или той може първо да се появи като синьо квадратче, което става икона на бутон, когато го посочите. Фиг. 17  AutoCorrectOptions
Стилове и форматиране  От меюто Format изберете опцията стилове и форматиране (Stiles and Formatting), в дясно на екрана ще се отвори прозорец, който Ви предлага различни варианти от стилове формати. В случай, че преглеждате документ, можете лесно да разгледате използваните формати, като изберете Format, разкрий форматирането (Reveal Formatting),  или натиснете Shift+F1. Голяма част от тези промени можете да направите и ползвайки лентата с инструменти Formatting. За да премахнете цялото форматиране на даден текст първо го маркирате (може  и да маркирате текста в целия документ), след това от менюто Edit избирате опцията Clear, Formats. Това се от нася само за форматирането и по никакъв начин не влияе върху съдържанието на маркирания текст.
Граници и оцветяване
От менюто Format изберете граници и оцветяване (Borders and Shading). В граници и оцветяване можете да изберете граница на абзац или на целия документ, цвят на границата и цвят на фона на запълване

 

Фиг.18 Граници и оцветяване

Тема (Theme) От менюто Format изберете Theme

В Theme има богато разнообразие от готови стуктури със стилове формати и фонове, които се прилагат към целия документ.

Фиг.19 Теми

Ориентация на страница и текстови полета

Ориентация на страница  (Page Setup)

В MS Word можете да избирате ориентацията на страниците си - портретно или пейзажно.

За да направите това, В менюто FilePage Setup), а след това изберете раздела полета (Margins). Под Ориентация щракнете върху Портретно (Portrait) или Пейзажно (Landscape ). Не е необходимо всички страници от даден документ да са с една и съща ориентация. За да промените ориентацията само на някои страници, първо трябва да ги изберете. След това избирате File, Page Setup, раздел Margins. След това избирате ориентация и щраквате върху OK. Възможно е да Ви се наложи да използвате опциите огледални полета и 2 страници на лист. Те се намират в менюто File, Page Setup, раздел Margins. изберете настройка на страница Фиг. 20  Ориентация на страница  (Page Setup) Там трябва да промените съдържанието на полето На повече страници. Промяна на полета 

За да промените полетата на страниците, в менюто File изберете Page set up, а след това изберете раздела Margins. Под Margins изберете желаните опции. В случай, че искате да подвържете документа, допълнителното поле за подвързията се избира в опцията Крайно поле. На това поле можете да окажете местоположението (от ляво или от горе) в зависимост от позицията на подвързията.
Граници на текста Границите на текста се показват в изглед оформление за печат (Print Layout) или изглед оформление за Web (Web Layout). Можете да използвате полета по подразбиране или да определите свои. Можете също да добавяте полета за подвързване. Използвайте вътрешно поле, за да добавите допълнително пространство към страничното или горното поле на документ, който възнамерявате да подвързвате. Вътрешното поле осигурява място, за да не бъде закрит текста при подвързването. Визуализиране на граници на текста

За да направите това,  в менюто Tools изберете Options и след това изберете раздела View,

и поставете отметка върху граници на текста(Text Boundaries)
Фиг. 21 Граници на текста (Text Boundaries)
Работа с редове и колони

Microsoft Word може автоматично да брои редовете в даден документ и да показва съответния номер на ред до всеки ред от текста. Това е полезно, когато ви се налага да цитирате конкретни редове от текста – например в сценарий или юридически документ. По подразбиране Word номерира всеки ред в даден документ (с изключение на тези в таблиците , бележките под линия или в края на документа, текстовите полета , рамките  и горните и долните колонтитули (HEADER AND FOOTER) . Може обаче да изберете кои номера на редове да показвате. Например да включите номерата на редовете в част или в целия документ, да включвате номерата на редовете на равни интервали – например на всеки десети ред (10, 20, 30 и т. н.). Ако не желаете Word да включва в броенето конкретни редове – например заглавия или празни редове, може да пропускате номерирането на такива редове и да продължавате с номерирането на следващите ги редове.
За целта:  Изберете текста, който искате да номерирате.

В менюто File изберете Page set up и след това изберете раздела оформление (Layout).

В полето приложи към (Apply Too )щракнете върху Избран текст. Microsoft Word ще добави нови страници  преди и след номерираните редове. Изберете номера на редове Line numbers.

Отметнете квадратчето добави номера на редове (Add Line numbering ), а след това изберете желаните опции.


Фиг. 22 Номериране на редове (Line Numbers)

Аналогично за да премахнете номерирането на редове, избирате съответния текст и на същото място премахвате отметката Add Line numbering. Колони

За да зададете типа колони, броя и ширината им, дали да са разделени с линия или ако искате да промените към каква част от документа да бъдат приложени,чрез менюто Format, Columns. За да преминете от една колона в друга (в която не е въвеждан текст) -  Insert, Break, Нова колона.
Фиг. 23 Колони (Columns)

Опции за печат

Визуализация печат   (Print Preview)

За да видите печатния вид на Вашия документ, в менюто File изберете Print Preview. Можете да използвате бутоните на лентата с инструменти, за да прегледате страниците или да направите допълнителни промени преди печата. Полетата са празното място по краищата на страницата. Обикновено вмъквате текст и графика в печатната област, оградена от полетата. Можете обаче да разположите някои елементи в полетата— например колонтитули и номера на страници.

 

Фиг. 24 Визуализация печат   (Print Preview) Печат 

Ако  желаете да разпечатвате всички страници от документ, можете да изберете бутона Print от лентата с инструменти Standard  Фиг. 25 Печат    (Print)

Ако не желаете да разпечатвате всички страници от документ, можете да изберете нужните си страници в опция Print на менюто File или да използвате клавишната комбинация (Ctrl+P). Там можете да изберете между печат на всички страници, текущата страница или да въведете номерата на страниците. В същата опция можете да зададете броя на копията, както и комплектуването. Ако сте избрали повече от едно копия на документа и не сте поставили отметка в квадратчето комплектуване, първо ще се разпечата необходимия брой пъти страница едно, две и т.н. Ако сте поставили отметка, първо ще се разпечата първото копие на документа подредено по страници, след това второто и т.н.

Фиг. 26 Печат (Print)

Опции за печат

За да зададете някои настройки за оформления за  печат изберете менюто Tools, Options, страницата Print. Фиг. 27  Опции за печат (Print Options)

Вмъкване (INSERT)

Менюто Insert Ви дава възможност да зададете автоматично въвеждане на дадена информация или да въвеждате символи, картини и др. което не е възможно само чрез клавиатурата.За да номерирате страниците на документ:   

В менюто Insert изберете номера на страници (Page Numbers).

В полето позиция  определете дали да се печатат номерата на страниците в горния, или в долния колонтитул на страницата.
Фиг. 28 Опции за печат (Print Options) В полето подравняване (Alignment) задайте дали да подравните номерата на страниците вляво, центрирано или вдясно по отношение на лявата и дясната граница на наборното поле, или във или извън външните ръбове на страниците, които ще бъдат подвързвани. Ако не искате номер на първата страница, изчистете отметката от квадратчето покажи номера на първа страница. (Show number on first page)
Дата и час. Можете да въведете по два начина. Ако искате датата да се вижда във всяка една страница, избирате View, Header an Footer . Появява се лентата с инструменти Горен и долен колонтитул (Header an Footer), в която има бутон за вмъкване на на час. В същата лента има бутон за вмъкване на автотекст, като сред възможностите е и вмъкване на дата. Когато изберете тези опции, в колонтитулите на страниците автоматично ще се вписват текущите дата и час.

Другият вариант за вмъкване на дата е да изберете Insert, Date and time. В такъв случай датата и часа (според съответния избор) ще появят на мястото, където сте поставили курсора на мишката.
Фиг. 29 Дата и час За да вмъкнете символ, трябва да извършите следните действия:  

 

Щракнете в точката, в която искате да вмъкнете символа.От менюто Insert изберете Symbol и след това изберете раздела Символи.В полето Font изберете желания шрифт. Щракнете двукратно върху символа, който искате да вмъкнете. Щракнете върху Insert. Фиг. 30  Символи
Авто-текст 
Това е място за съхранение за текст, който искате да използвате отново, напр. стандартна клауза на договор или дълъг списък за разпространение. Всеки избран фрагмент от текст се записва като елемент от авто-текст и му се присвоява неповтарящо се име. Записите в авто-текст трябва да бъдат с дължина поне четири знака, ако искате да ги вмъкнете с помощта на авто-довършване, защото Word вмъква елемент само след като са въведени четири знака. За да създадете нов запис: Изберете текста или изображението, което искате да запишете като запис в авто-текст.За да запишете форматирането на абзаца заедно с елемента, включете в селекцията знак за абзац (Знак за край на абзац). В менюто Insert посочете AutoText и изберете New. Когато Microsoft Word предложи име за записа в авто-текст, приемете името или въведете ново име. За да промените запис от авто-текст, от менюто Insert избирате AutoText, избирате съответния запис и му променяте съдържанието. За запис на авто-текст можете да оставите името, прието по подразбиране от съдържанието или да го промените. Когато напишете четири знака от името на съществуващ авто-текст, се появява етикетче. То Ви уведомява, че текста вече съществува, показва Ви съдържанието му и ако искате да използвате готовия запис просто натискате Enter. Графики в Word Има два основни типа графики, които можете да използвате, за да повишите качеството на вашия документ на Microsoft Word: рисувани обекти и картини. Рисуваните обекти включват автофигури, диаграми, криви, линии и рисувани обекти на WordArt. Тези обекти са част от вашия Word документ. Използвайте лентата с инструменти рисуване(Drawing), за да обогатите тези обекти с цветове, шарки, рамки и други ефекти.

Фиг.31 Лента с инструменти рисуване (Drawing)
Картините са графики, които са създадени от друг файл. Те включват растерни графики, сканирани картини или фотографии и графична колекция. Можете да промените и разширите картини, използвайки опциите на лентата с инструменти картина (Picture) и ограничен брой опции на лентата с инструменти Drawing. В някои случаи трябва да разгрупирате и да конвертирате картината в рисуван обект, за да можете да използвате опциите на лентата с инструменти Drawing

Фиг. 32 Лента с инструменти рисуване (Picture) Най – често картина в документ на Word се вмъква от друг файл. За да извършите това, следвайте стъпките: Щракнете в точката, в която искате да вмъкнете картината. В менюто Insert посочете Picture, а след това щракнете From File.

Намерете картината, която искате да вмъкнете. Щракнете двукратно върху картината, която искате да вмъкнете. Декоративен текст - WordArt Можетe да вмъквате декоративен текст, използвайки WordArt Изображение на бутон  За целта: Щракнете в точката, в която искате да вмъкнете текста

В менюто Insert посочете Picture, а след това щракнете WordArt. От WordArt Gallery изберете стил и въведете текста. Редактирайте и вмъкнете текста.

 

                                          WordArtФиг. 33  WordArt

Можете да създадете засенчен, наклонен, завъртян и разтеглен текст, а също и текст, който е бил нагласен да се побере в предварително дефинирани фигури. Организиране на клипове - Clip Art Можете да вмъквате графични обекти и клипове, използвайки Clip Art

Щракнете в точката, в която искате да вмъкнете обекта

В менюто Insert посочете Picture, а след това щракнете Clip Art. Отваря се прозорецът на задачи Task Pane, от където изберете организиране на клипове (Organize clips) изберете колекция и посочете картина. Фиг. 34 Организиране на клипове Clip Art Вмъкване на диаграми
Щракнете в точката, в която искате да вмъкнете диаграмата В менюто Insert посочете Picture, а след това щракнете в Chart и въведете стойностите.

Фиг. 35 Диаграма

Организационни диаграми Щракнете в Insert и изберете Diagram  Диаграмата можете да я модифицирате като структурна, циклична, пирамидална, радиална и др. Когато добавяте или променяте диаграма,  диаграмата се показва с пространство за чертане около нея, оградено с граница, която не се отпечатва, и манипулатори за оразмеряване. Можете да промените размера на диаграмата, като използвате команди за размер, за да направите чертожната площ по-голяма и да имате повече пространство за работа, или да премахнете излишното пространство, като приближите рамката по-плътно до диаграмата.

Можете да форматирайте цялата диаграма с предварително зададени стилове или части от нея така, както форматирате форми — можете да добавите цвят текст и стил
Фиг.36 Организационна диаграма. Използвайте лентата с инструменти Organization Chart, която се появява върху диаграмата, за да добавяте елементи или сегменти и да ги премествате на преден или заден план.

Фиг. 37 Лентата с инструменти Organization Chart

Запис на документ и шаблон в Word 

Всеки документ на Microsoft Word се основава на шаблон. Шаблонът определя основната структура за документа и съдържа настройки за него, като елементи на авто-текст, шрифтове, присвояване на клавиши, макроси, менюта, оформление на страница, специално форматиране и стилове. Глобалните шаблони, включително и Нормалният шаблон , съдържат настройки, които са налични за всички документи. Документните шаблони, като тези за демонстрация или факс в диалоговия прозорец Шаблони (Templates), съдържат настройки, които са налични само за документи, основани на този шаблон. Когато създавате шаблон, можете да го базирате върху съществуващ документ или върху съществуващ шаблон: Запис на документ В менюто File изберете Save As. Това е мястото където задавате: тип на документа; място на запис; име на файла

Фиг. 38 Запис на документ За да базирате шаблон върху: съществуващ документ В менюто File изберете Open. В прозореца изберете съществуващ документ, след което отворете желания документ. съществуващ шаблон. В   менюто File изберете New. В прозореца на задачите създай документ под шаблони изберете On my computers, щракнете върху шаблон, който е сходен с този, който искате да създадете.

 

Фиг. 39 Запис на документ Запис на документ, като шаблон. От менюто File изберете Save As. В полето Save As typeTemplates. Този тип файл вече ще бъде избран, ако записвате файл, който сте създали като шаблон. Папката по подразбиране е папката Шаблони  в полето Save in.  щракнете върху (Templates) В полето име на файл въведете име за новия шаблон и след това изберете запиши.

Търсене на подходящ шаблон. За да изберете подходящия шаблон, на който да се базира новия Ви документ, от менюто Файл избирате Нов. От прозореца, който се появява в дясно на екрана, избирате на моя компютър, след това и раздела за съответния тип документ-например отчети. Можете да прегледате вида на всеки тип отчет в полето визуализация (в дясно на прозореца), избирате един, в полето Създай нов избирате Документ и натискате бутона OK. Вашият шаблон е готов за попълване. Ако в шаблоните на компютъра не откриете подходящ, можете да потърсите в сайта на Майкрософт в Интернет. За целта пак избирате New от менюто File, след което избирате шаблони на Office Online. Ще се отвори страница, в която има богато разнообразие на шаблони, подредени в раздели. Сред тях е много вероятно да откриете най-подходящия за целите Ви.
Защита на документ при записване.

Когато записвате файл, можете да зададете защита на документа в диалоговия прозорец Save As в горен десен край в Tools изберете Security options. Появява се диалоговият прозорец Security. В него можете да зададете парола за отваряне, парола за промяна или режимът, в който се отваря документа да бъде само за четене.
Фиг. 40 Защита на документ при запис
Запис на документ – Web страница. Може да използвате Microsoft Word за да създадете Web страници по същия начин, по който създавате обикновени документи в Word. При създаване на такава страница, можете да използвате шаблон на Web страница или да запишете документ на Word като Web страница. Когато използвате шаблон за Web страница, Word ще създаде компоненти, които не се поддържат от вашия целеви браузър, така че не трябва да се безпокоите за това как ще изглежда форматирането в Web браузър (Web браузъра е софтуер, който интерпретира HTML файлове, форматира ги в Web страници и ги показва. Например Microsoft Internet Explorer, може да проследява хипервръзки, да прехвърля файлове и да възпроизвежда звук и видео, вградени в Web страници.). Добавете тема, вмъкнете ленти на връзките (това е колекция от графични и текстови бутони, които са хипервръзки към страници във вашия Web сайт и към външни сайтове.) и използвайте рамки, за да направите вашите Web страници по-динамични и ангажиращи.

 Фиг. 41 Запис на Web страница.

От менюто File изберете Save As Web Page Щракнете върху промяна на заглавие (Change Title).

В полето заглавие на страница  въведете желаното заглавие и щракнете върху OK. Щракнете върху Запиши. За да актуализирате бързо заглавието в менюто File изберете Properties. изберете раздела Summary . В полето заглавие променете заглавието или въведете ново.

ТАБЛИЦИ

Таблиците се използват често за организиране и представяне на информацията и се състоят от редове и колони от клетки, които можете да попълвате с текст и графики. Има няколко начина да създадете таблица. Най-лесният е: Щракнете в точката, в която искате да създадете таблица. Щракнете върху вмъкни таблица  в лентата с инструменти Стандартни. Изберете желания от вас брой редове и колони чрез плъзгане. За да изберете размерите и формата на таблицата, преди тя да бъде вмъкната в документа, използвате следната процедура:

Щракнете в точката, в която искате да създадете таблицата.

В менюто Table  посочете Insert и щракнете върху Table .

В размер на таблицата изберете броя на колоните и редовете. В поведение при автопобиране изберете опциите за уточняване на размера на таблицата.
Фиг. 42  Вмъкване на таблица. Сложна таблица .Може да начертаете и сложна таблица – например такава, която съдържа клетки с различна височина и различен  брой на колоните в един ред. Щракнете в точката, в която искате да създадете таблицата. В менюто Table щракнете върху Начертай таблица  (Draw Table). Появява се лентата с инструменти, а показалецът се променя в молив. За да зададете външните граници на таблицата, начертайте правоъгълник. След това изчертайте в правоъгълника линиите, разделящи редовете и колоните. За да изтриете линия или блок от линии, щракнете върху гума Изображение на бутон от лентата с инструменти, след което щракнете върху линията, която искате да изтриете. След като приключите със създаването на таблицата, можете да щракнете в някоя клетка, за да започнете да въвеждате текст или да вмъквате графика. Ако желаете да бъде приложено автоматично прехвърляне на текста на нов ред, докато изчертавате таблицата, дръжте клавиша Ctrl натиснат. Ако искате да промените ширината на колона поставете показалеца върху границата на колона, която искате да преместите, докато той стане показалец за оразмеряване Показалец за оразмеряване и след това плъзнете границата, докато колоната придобие желаната ширина. По аналогичен начин се променя и височината на ред.За да добавите ред, клетка или колона в таблица, в менюто Table посочете Insert и изберете опция. За по-бързо модифициране на таблица, можете да използвате следните съвети:

За да добавите бързо ред в края на таблица , изберете последната клетка от последния ред и натиснете клавиша Tab или Enter. За да добавите колона отдясно на последната колона в таблица, щракнете върху последната колона. В менюто Таблица посочете Вмъкване и след това изберете Колони отдясно. Можете също да използвате инструмента начертаване на таблица, за да начертаете реда или колоната където желаете. За да изтриете избрана част от таблицата, следвайте следните стъпки: Изберете клетките, редовете, или колоните, които искате да изтриете.

В менюто Table посочете Delete и след това изберете колони, реедове или клетки. Щракнете върху манипулатора за преместване на таблица Четирипосочна стрелка или плъзнете показалеца през цялата таблица.

Ако изтривате клетки, щракнете върху желаната опция. Можете да промените ориентацията на текста в графични обекти, като например текстови полета, фигури и изнесени текстови полета или в клетки, така че текстът да се показва вертикално или хоризонтално.

 

Щракнете върху графичния обект или клетката от таблицата, съдържащи текста, който искате да промените. В менюто Format изберете направление на текста (Text Direction). Изберете желаната ориентация.
Фиг. 43  Направление на текст в таблица. Автоформатиране на таблица 

*    

Ако искате да създадете таблица с по-специфичен външен вид, можете просто да изберете един от заложените готови стилове, които можете да откриете в Table, авто-форматиране на таблица (AutoFormat). След като изберете стил, натискате бутона приложи (Apply) и преминавате към попълване на таблицата с данни.

Фиг. 44  Автоформатиране на таблица.

 

Коментара (7)Add Comment
...
написан от Николай , October 04, 2008
Невероятно полезна тема и много общирна и голяма. Нещата са малко лесни, но доста работа е паднала докато се състави такава тема. Това е почти цялото обучение по ИТ за текстообработващите програми
...
написан от dido_ivanov , October 08, 2008
Темата е великолепно. Евала на този който е седнал и я е написал , прилича малко на онези самоучители.
...
написан от Димитър Димитров , January 07, 2010
Моля автора, ако е възможно, да ми помогне да реша следния проблем.Когато копирам в Wotd някаква статия от Нета, винеги под заглавието поставям линка откъдето съм я взел. При нужда като поставя върху линка показаелца , натисна Ctrl Клик с мишката влезам в съответния линк. От известно време таци опция изчезна. При поставяне на показалеца се появява "прозорчето", като натисна Ctrl Клик се появява ръчичкта, но РС-то не влючва линка, а се появява процорец, който съобщава че не може да смъкне необходимата информация. Коя е причината. Аз съм с Windows Vista и Word 7.
...
написан от Дани , June 02, 2011
Здравейте!
Когато свързвам Word файл с ексел, цифровото поле на ексела излиза с например десет знака след десетичната точка. Как бих могла да го променя с два знака след дес. точка. Миналата година го направих, но съм си загубила указанията.
...
написан от Илиан Кавалов , June 07, 2011
@Дани За броя на знаците след запетаята в Ексел, десен бутон на клетката, където е числото, избирате Format Cells и от първата страница избирате Number и посочвате броя на знаците след запетаята.
------
@Димитър Димитров - за изчезналият линк не мога да отговоря, каква е причината
...
написан от Андро , September 06, 2014
Много полезна информация. Благодаря, помогна ми! Бих искал да запитам как се регулира разредката на думи в абзаца?
...
написан от aa , November 14, 2014
от този прозорец
http://content.gcflearnfree.org/topics/233/paragraph_dialog_box.png

Напиши коментар
smaller | bigger

busy
Последна промяна ( 08 October 2008 )
 
< Предишна   Следваща >